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关于做好新生学籍电子注册工作的通知
2008-07-29 阅读次数:

吉林省教育厅(通知)

                                                                                 吉教学字[2007]5

各有关高等学校:
   为了加快实现建立高校、省级、教育部三级管理模式,提高工作效率,全面推进学籍学历电子政务建设,使学籍学历信息管理实现跨越式发展,现对2007年新生电子注册工作提出如下工作要求:

一、高度重视、认真负责、保质保量地按时完成新生学籍电子注册工作
1、 新生学籍电子注册时间
   按照《普通高等学校学生管理规定》,除对新生入学资格复查外,还要按照《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》进行新生学籍电子注册,新生的学籍电子注册时间与复查同步进行。普通高校每年9月1日—11月20日实行新生学籍电子注册,成人高校每年的1月1日—5月30日实行新生的学籍电子注册。普通高校学生12月1日可在省级教育行政部门指定的网址查询。
2、  学籍注册方式
   沿用去年的做法,高校在线完成入学注册,省级在线审核高校修改过的关键信息。姓名、身份证有误或要求改名的,一律不予处理,都纳入到在校生学籍管理工作中解决并提供合法证明,同时上报省教育厅高校学生处备案。
3、学籍查询方式及条件
(1)教育部网站或省级自建平台可以查询全国的学籍注册数据。

(2)学籍查询条件以考生号和身份证号作为查询条件。特殊类型的考生号按照统一编码规则,

在学生入学之后,由学校编制及时告知学生。
(3)学籍查询内容。
学历证书上需要体现的内容都要显示,同时加上学籍注册的内容。
(4)学籍数据的修改。
   高校直接在教育部网站上进行数据修改、学籍异动等操作。高校可以手动从网站下载数据修改日志,然后同步本地数据;若高校技术力量具备条件,还可以修改自己的学籍管理软件,实现自动下载修改日志,自动同步本机数据。
在学生查询时,一旦发现数据有问题,由学生本人及时向学校提供合法证明(扫描到网上或书面上报省教育厅高校学生处);学校在网上进行数据修改,省教育厅高校学生处负责审核并备案。
二、及时处理新生学籍电子注册中的问题
1、对网上没有数据的处理
   由学校在阳光高考平台查询该考生所在省的招生信息,与当地省招生办核对考生信息,如有遗漏,由省级招生办马上向教育部补报信息。
2、建立网上查询平台
   学籍学历电子注册网上查询方式:一是省里自己建平台;二是使用教育部学籍学历管理平台;
3、学籍电子注册的数据同步
   教育部建立的“高等学校新生学籍电子注册数据信息档案库”,是省教育厅高校学生处监督、确认,以及学校审核、修改数据的唯一依据。学校进行新生名单下载、核对、修改,省教育厅高校学生处进行的审核、公布都使用这个数据库,保证数据的同步。
4、规范专业名称
   平台学籍注册中的专业名称可不进行修改(含专业方向),但高校要完成学籍注册库中的专业名称与标准专业名称的对照工作,便于数据统计和数据校验。
5、专业调整

   普通和成人高校调整专业,由各高校自行决定。但专业调整原则上要求在学生入学一、二年进行,三年级以后不得更改;专业调整应在相近的专业之间进行;艺术类、体育类学生不能调整到其它科类学习。高校调整专业的正式文件本科学生应在三年级前,专科学生应在二年级前上报省教育厅高校学生处审查、备案,并相应调整上报教育部的学籍数据,逾期不予以确认。
 

6、特殊类别新生学籍注册工作
   以省教育厅高校学生处报的数据为准,操作上与去年一样。
   省教育厅高校学生处可通过学籍学历平台的功能,对特殊类别数据进行审核、校验、汇总,经下载后,再通过学籍学历平台上传(平台对特殊类别数据的下载与上传是分开的,数据不共享)。省教育厅高校学生处也可以通过其它方式汇总特殊类别的数据,再通过学籍学历平台上传报送。

 

7、来华留学生的新生数据由教育厅学生处按教育部有关规定执行并统一上报。
三、做好在校生学籍管理
1、在校生管理
   学籍异动:转学操作必须在平台上操作,其余学籍异动可以批量上传,由高校按照我们的规定的表格结构上传考生号、姓名、异动项目、异动时间、异动原因、异动后等几项内容,系统对高校上传的异动信息进行校验,拆分后添加到异动记录中,同时修改学籍数据
2、在线学历注册
   高校在线上传学历注册信息,平台进行数据校验及资格审核,解决数据校验过程中发现的问题,对于资格审核时发现的问题准备相关资料,以两种方式:
(1)高校将数据和材料一并上报省教育厅高校学生处进行注册,并予汇总各高校数据后统一在线注册,也可以逐步完成注册工作,系统实时进行数据校验及资格审核,当晚汇入学历总库,次日即可查询学历。(这种方式要校检、审核两次)

(2)高校仅对存在资格问题的数据及相关材料上报省教育厅高校学生处,经核实后在线对没有通过审核的标记是否通过,并决定该校学历数据是否可以注册,省教育厅高校学生处审核通过的数据当晚汇入学历总库,次日即可查询学历

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